Metody i techniki zarządzania czasem -

W skutecznym planowaniu powinniśmy wykorzystywać metody i techniki zarządzania czasem. Ostatnio pisałam wam o planowaniu. Jak zacząć oraz jakimi narzędziami się posłużyć. Wskazałam tam również cechy dobrze ułożonego planu. Dzisiaj pójdziemy krok dalej i przejrzymy techniki zarządzania zadaniami.

Techniki zarządzania czasem

Czy wiesz, że znanych jest niemal 50 metod zarządzania czasem? Niektóre z nich są do siebie podobne, ale mają wspólny cel, czyli lepsze wykorzystanie dostępnego czasu. Niektóre z nich może nawet wykorzystujecie w swojej pracy, nie wiedząc, że mają swoją nazwę. O kilku z nich już pisałam, dlatego tutaj tylko o nich wspomnę. O innych napiszę nieco szerzej, tak byście mogli wybrać metodę, która najlepiej wam pasuje.

Tworzenie list zadań

Tworzenie „listy To-Do” (do zrobienia) to najprostsza i najpopularniejsza metoda organizowania czasu. Chyba każdy z nas sporządzał kiedyś plan dnia, by pogrupować zadania do wykonania oraz przypisać im czas potrzebny do ich wykonania. Planując, możemy ustalić również najlepszą porę na wykonanie poszczególnych zadań, dopasowując ją do naszych zasobów energetycznych. Tworzenie list zadań ma też tę zaletę, że nic nam nie umknie, gdyż wszystko zostanie zapisane. Listy powinny być sporządzane w jednym miejscu (kalendarzu, brulionie) oraz uwzględniać wszystkie zadania, począwszy od najważniejszych, do mniej istotnych. Zadania do wykonania warto łączyć w pakiety, czyli grupować podobne np. wysyłanie maili, czy rozmowy telefoniczne. W ten sposób oszczędzamy czas.

SMART – wyznaczanie celów

Ustalanie celów metodą SMART jest powszechnie znane. Pisałam o tym we wpisie, 5 cech dobrze sformułowanego celu. Chętnych odsyłam do wpisu z przykładami zastosowania tej metody. Tutaj tylko przypomnę, że nazwa metody wzięła się z pięciu pierwszych liter angielskich wyrazów, które określały cel. A powinien on być: szczegółowy, mierzalny, stymulujący, realny do wykonania i określony w czasie. Jak dobrze wiemy określony cel, to zwiększona szansa jego realizacji.

Technika Pomodoro

O tej technice pisałam w artykule, Skup się, czyli technika Pomodoro. Spragnionych szczegółów odsyłam do wspomnianego wpisu. Tutaj skupię się na jej zaletach, a należą do nich, zwiększona wydajność i efektywność pracy, lepsza koncentracja na zadaniu oraz lepsze zapamiętywanie. Pracując z przerwami, będziemy mniej zmęczeni i lepiej wykorzystamy czas. Na dodatek technika Pomodoro pozwala w praktyczny sposób uporać się z rozpraszaczami.

Matryca Eisenhowera – wyznaczanie priorytetów

Przyznam, że to moja ulubiona metoda, już od czasów studiów. Często wykorzystuję ją w życiu zawodowym, ale też do osobistego planowania. Pisałam o tym w dość osobistym wynurzeniu, życie z kalendarzem. Jednak nie opisywałam tej techniki szczegółowo, dlatego poniżej dokładniejszy jej opis.

Metoda ta ma wiele nazw i oprócz matrycy Eisenhowera, określana jest też jako macierz Eisenhowera, matryca zarządzania czasem lub matryca priorytetów. Faktem jest, że to świetne narzędzie do planowania zadań i określania priorytetów. Autorem tej metody jest generał i były prezydent USA, David Eisenhower. Znany był on jako doskonały strateg i jeden z bardziej produktywnych ludzi. Podobno powiedział kiedyś, że „Większość rzeczy pilnych nie jest ważna, a większość rzeczy ważnych nie jest pilna”. I na tym stwierdzeniu opiera się jego koncepcja.

Dzięki zastosowaniu matrycy Eisenhowera lepiej wykorzystujemy czas, którym dysponujemy oraz zapobiegamy jego marnotrawieniu. Tym samym stajemy się bardziej produktywni i zdolni do wykonania większej ilości istotnych zadań, w znacznie krótszym czasie. Zacząć jednak musimy od określenia swoich priorytetów, czyli sprecyzować, które z nich są pilne, a które ważne.

Rzeczy ważne to te, które mają dla nas dużą wartość i wpływają zasadniczo na realizację naszych założeń, czy marzeń. Zadania pilne to te, które muszą być zrealizowane w najbliższym czasie.

Kwadrat Eisenhowera

Następnie należy pogrupować zadania, łącząc obie kategorie i zapisując je w tzw. kwadracie Eisenhowera.

Zadania pilne i ważne to sprawy, których nie można odpuścić, są dla nas istotne i mają krótki okres realizacji. Ich odpuszczenie niesie ze sobą przykre konsekwencje, dlatego najlepiej wykonywać je osobiście lub zlecając innym, zadbać o ich wykonanie.
Zadania pilne i nieważne, to zadania, które nie są ważne dla nas osobiści. Są jednak pilne i konieczne do wykonania, jak telefony, maile, płacenie rachunków. Obowiązki te możemy zlecać innym osobom.
Zadania ważne, ale nie pilne, to zadania pomagające osiągnąć cel, lecz równocześnie nienaglące. Zaliczamy tutaj planowanie, rozwój umiejętności czy budowanie relacji.
Zadania nieważne i nie pilne, to pożeracze czasu, odciągające uwagę od rzeczy istotnych. Pozostające, bez wpływu na naszą przyszłość oraz kradnące czas teraźniejszy, dlatego najlepiej je wyeliminowywać.

Metoda ALPEN

Kolejną „literową” metodą, pozwalającą ustawiać zadania według ich ważności, jest niemiecka metoda ALPEN. Metoda ta sprowadza się do określenia najważniejszych etapów wykonywania zadań. Idealnie nadaje się do zarządzania krótkoterminowego np. do planowania działań w obrębie jednego dnia.

Nazwa metody pochodzi od pierwszych liter niemieckich słów:

A – (Aufgaben – zadania) określamy, jakie zadania mamy do wykonania danego dnia.
L – (Länge schätzen – szacowanie długości) ile czasu pochłonie realizacja każdego zadania.
P – (Pufferzeiten einplanen – przerwy i pauzy) uwzględnienie przerw pomiędzy poszczególnymi zadaniami.
E – (Entscheidungen treffen – priorytety) określanie priorytetów i ewentualne delegowanie mniej ważnych spraw.
N – (Nachkontrolle – kontrola) analiza całego dnia, podsumowanie aktywności i efektywności zarządzania czasem.

Techniki zarządzania czasem – ABC

Techniki zarządzania czasem mają różny stopień trudności. Metoda ABC jest bardzo prosta i łatwa do zrealizowania. Opiera się ona na zasadzie Pareto (patrz niżej) i służy do podziału zadań według ważności. Polega ona na wypisaniu wszystkich zadań do realizacji danego dnia, a następnie na przypisaniu im kolejnych liter alfabetu, zgodnie z przyjętymi kryteriami:

A – Zadania ważne, które muszą być koniecznie wykonane, z uwagi na ewentualne konsekwencje ich niewykonania. W przypadku kilku takich spraw nadajemy im cyfry, uwzględniając kryterium wagi np. A 1, A 2 itd. Czynności z tej grupy nie należy zlecać innym osobom.
B – To zadania, które muszą zostać wykonane, ale nie niosą ze sobą nieprzyjemnych konsekwencji. Możemy je wykonać samemu, albo delegować. Zadania z tej grupy zaczynamy wykonywać dopiero po zrobieniu wszystkich w grupie A.
C – To pozostałe do wykonania czynności, które nie mają wpływu na wyniki pracy. Można je wykonać później, przenieść na inny dzień, albo zlecić do wykonania innej osobie. Przystępujemy do nich, po wykonaniu czynności z listy B.

Zasada Pareto 80:20

Zarządzanie czasem nie ma na celu robienie coraz więcej i coraz szybciej, lecz na określaniu zadań priorytetowych i ich wykonywaniu. O tym mówi też zasada Pareto, dzięki której robisz mniej, uzyskując lepsze rezultaty. Dlaczego tak się dzieje?

Okazuje się, że 20% naszych działań odpowiada za 80% osiąganych przez nas wyników. Natomiast 80% zadań przynosi tylko 20% efektów. Nie wszystkie nasze zadania są tak samo istotne dla osiągania naszych celów. Dlatego warto wybrać te najważniejsze 20% i na nich się skupić, zamiast tracić czas i energię na działania niedające żadnych korzyści.

Zasada 60:40

Zasada 60:40 jest powszechnie znana, więc tylko przypomnę, że polega na tym, by zachować w naszych planach pewien bufor czasowy. Nie da się bowiem wszystkiego zaplanować i wykorzystać 100% dostępnego czasu. Często zadania, które planujemy, zajmują nam więcej czasu, niż zakładaliśmy. Mogą też pojawić się problemy i nieuwzględnione przez nas prace. Rzeczywistość zwykle weryfikuje zbyt optymistyczne plany. Dlatego zgodnie z zasadą 60:40, powinniśmy 60% czasu poświęcić na realizację rutynowych zadań, a pozostałe 40% na czynności pozostałe, niezaplanowane i nieoczekiwane.

O czym warto pamiętać, planując dzień?

Bez względu na to, którą metodę zarządzania czasem wybierzemy, musimy pamiętać o kilku zasadach.

Potrzebujemy planować nie tylko zadania, ale i przerwy między poszczególnymi realizacjami. Pozwolą nam one odpocząć, zrestartować umysł i zebrać myśli.
Zadania planujemy, uwzględniając nasz potencjał energetyczny oraz tryb życia. Nie wymagajmy od ludzi typu sowa, aby tryskali pomysłami od samego rana. Podobnie od rannych ptaszków nie oczekujmy, że zachowają swoją energię do późnego popołudnia. Poza tym każdemu zdarza się gorszy dzień, co także powinno być uwzględnione przy sporządzaniu planu.
Każdy z nas ma do dyspozycji 24 godziny, tylko różni ludzie w odmienny sposób dysponują swoim czasem. Tak więc, zamiast narzekać na brak czasu, trzeba wykorzystywać każdą wolną chwilę. Jadąc autobusem, można czytać, jazdę samochodem wykorzystać na słuchanie podcastów, a bieg na słuchanie kolejnej audio lekcji języka obcego.
Tam, gdzie można, stosujemy zasadę 2 minut. Jeżeli wiemy, że dane zadanie zajmie nam mniej, niż 2 minuty, to najlepiej wykonać je od razu, zamiast dopisywać do listy zadań do zrobienia.

Na koniec pamiętajmy nie tylko o organizacji pracy własnej, ale i o względnym porządku w swoim miejscu pracy. Podobno bałagan na biurku jest oznaką geniuszu, a przynajmniej sprzyja kreatywności. Jednak w przypadku zadań wymagających konkretów, bałagan tylko przeszkadza.

Umiejętność wyznaczania celów, planowania oraz ich skutecznego realizowania ma ogromny wpływ na nasze życie zawodowe, oraz w życiu osobistym. Dlatego warto dążyć do wytworzenia sobie, nawyku planowania i ustalania priorytetów. Pomóc nam w tym może zastosowanie którejś z ww. metod. Jednak najważniejsze jest to, by nie pozostawać na etapie planowania, ale by przejść dalej, do skutecznego realizowania zaplanowanych zadań oraz osiągania zamierzonych celów.