Planowanie polega na wyznaczaniu celów oraz działań, które pomogą nam je osiągnąć. Pozwala nam być bardziej wydajnym, zorganizowanym oraz szybciej osiągać rezultaty. Dlatego bez względu na to, czy prowadzimy firmę, jesteśmy freelancerem, czy pozostajemy bez pracy, możemy planować nasze działania. A ty planujesz swoje poczynania, czy też idziesz na żywioł?
Planowanie vs prognozowanie
Planując, dokonujemy przeglądu naszych zasobów i środków oraz określamy możliwości realizacji celów. Inaczej planowanie to proces, którego efektem jest powstanie planu. Plany możemy podzielić ze względu na czas realizacji na:
- strategiczne (dłuższe niż 5 lat);
- długoterminowe (od roku do 5 lat);
- średnioterminowe (od kilku miesięcy do roku);
- krótkoterminowe (do trzech miesięcy);
- bieżące (codziennie lub tygodniowe);
Trzeba pamiętać, że planować możemy tylko to, na co mamy wpływ. Jeżeli jakieś zdarzenia są od nas niezależne i pozostają poza naszą kontrolą, wówczas mówimy o przewidywaniu lub prognozowaniu. Prognoza jest informacją o najbardziej prawdopodobnej przyszłości, natomiast plan powinien być konkretny. Musi uwzględniać czas i miejsce osiągnięcia celu, a także dobór metod ich realizacji.
Cechy dobrego planu
Dobry plan należy przygotować odpowiednio wcześniej. Przykładowo plan codzienny tworzymy wieczorem dnia poprzedniego lub na koniec zajęć w dniu poprzednim. Trzeba go koniecznie spisać, aby niepotrzebnie nie obciążać sobie pamięci. Na przygotowanie planu nie powinniśmy też poświęcać za dużo czasu. Przyjmuje się, że przygotowanie planu powinno zajmować nie więcej niż 1% czasu przeznaczonego na jego realizację.
Dobry plan musi uwzględniać wszystkie działania, jakie należy podjąć w celu zrealizowania celu. Powinien być dokładny i szczegółowy, ale zarazem elastyczny. Musi dawać się modyfikować, dostosowywać do zmian niezależnych od nas, ale równocześnie musi być skuteczny we wdrażaniu. Jednak nawet najlepszy plan nie zagwarantuje nam sukcesu, bez synchronizacji planu z działaniem.
Jak rozpocząć planowanie?
Na początek warto tworzyć plany na krótsze okresy czasu, nieprzekraczające tygodnia. Przy planowaniu bieżącym warto zadać sobie pytania: „co konkretnie chcę osiągnąć w tym dniu/tygodniu?”, „co jest dzisiaj najważniejsze do zrobienia?”, „jakie czynności przybliżają mnie do celu?”, „ile czasu chcę/muszę poświęcić na to zadanie”.
Planowanie warto rozpocząć od tworzenia codziennych list zadań do wykonania. Listy te nie powinny zawierać zbyt dużo punktów, co pozwoli uniknąć frustracji, gdy nie będziemy mogli uporać się z ich realizacją. Najlepiej określić cele, które chcemy w danym dniu osiągnąć, a potem w punktach wypisać zadania pozwalające nam je zrealizować. Listę taką najkorzystniej przygotować na koniec poprzedniego dnia pracy, jako ostatni punkt programu.
Zadania na liście powinny być poukładane od najważniejszych i najpilniejszych, do najmniej istotnych. Punkty z listy trzeba realizować po kolei, do kolejnego przechodząc dopiero po zakończeniu poprzedniego. I tak do momentu zrealizowania wszystkich pozycji z listy. Jeżeli nie uda nam się zrealizować jakiegoś punktu, wówczas może być on przeniesiony na dzień kolejny. Jednak taka sytuacja powinna być wyjątkowa, realizowana w sytuacji gdy niemożność realizacji planu wynikła z okoliczności zewnętrznych i jest od nas niezależna.
Gdy opanujemy planowanie na poziomie bieżącym, wówczas możemy zabrać się za tworzenie planów średnio i długoterminowych.
Narzędzia planowania
Narzędzia planowania nie muszą być skomplikowane. Niekiedy wystarczy przysłowiowa kartka i długopis. Oczywiście, lepiej planować w notesie, niż na karteczkach samoprzylepnych, które mogą się zgubić.
Poza notesem przydadzą się wszelkiego rodzaju planery, kalendarze i organizery. Wybór konkretnego z nich zależy od indywidualnych upodobań. Niektórzy wolą narzędzia papierowe, inni elektroniczne. Ważne, żeby zacząć z nich korzystać i wyrobić sobie nawyk planowania.
Jeżeli już wspominamy o elektronicznych notesach i kalendarzach, to warto wspomnieć o programach i aplikacjach ułatwiających planowanie. Należą do nich m.in. Asana, Trello (z którego sama korzystam), Slack czy Google Kalendarz. Mają one rozbudowane funkcje, które opisałam we wpisie, Komunikacja w pracy zdalnej. Dlatego zainteresowanych szczegółami odsyłam do tamtego wpisu.
Planowanie, zwłaszcza na początku wymaga nieco zachodu i czasu, ale szybko przemienia się w nawyk. Nie trzeba się zadręczać, jeżeli nie będziemy realizować naszych zamierzeń w 100%. Z czasem nauczymy się tworzyć coraz lepsze plany, oceniać nasze zasoby energetyczne i realizować zadania. Ważne, abyśmy zaczęli planować i w ten sposób lepiej zarządzali czasem.
