W pracy zdalnej bardzo ważna jest komunikacja. Stanowi ona podstawę pracy zarówno jeśli idzie o kontakt ze zleceniodawcą lub jak w obecnych czasach pandemii, z pracodawcą oraz współpracownikami. Komunikację tę można ułatwić poprzez zastosowanie różnych narzędzi, lecz nic nie zastąpi pełnego, bezpośredniego kontaktu. Jak więc skutecznie komunikować się na odległość? O tym w poniższym wpisie.
Kanały komunikacji z pracownikami
Dobra komunikacja to podstawa skutecznego funkcjonowania. Jednak by to osiągnąć, trzeba zadbać o odpowiednie kanały komunikacyjne oraz dobrać właściwe narzędzia.
Do głównych metod komunikacji należą:
- E-mail, jako podstawowy kanał przekazu informacji
- Rozmowa telefoniczna lub video rozmowa przez Skype
- Komunikatory (Messenger, WhatsApp, Hangout, Asana):
- Narzędzia do zarządzania projektami (Asana, Trello, Nozbe, Trello, dysk Google)
E-mail jest i pozostanie podstawowym narzędziem komunikacyjnym. Do jego niewątpliwych zalet należy to, że jest niezawodny. Do wad tej formy komunikacji należy jego pracochłonność. Nikt też nie zagląda co chwilę na maila, dlatego wysyłanie na skrzynkę informacji powinno być uzupełnieniem rozmowy telefonicznej lub komunikowania się poprzez komunikator. Korzystając z e-maila, trzeba pamiętać o szyfrowaniu wiadomości z danymi poufnymi oraz o nieotwieraniu podejrzanych maili i załączników.
Komunikacja przez telefon
Połączenia telefoniczne są niewątpliwie najszybszym sposobem komunikacji. Technika ta może być jednak nieco kosztowna, zwłaszcza gdy nie posiadamy służbowej komórki i musimy za rozmowy płacić z własnej kieszeni. Poza tym nie wszystko można ustalić poprzez telefon, gdyż niektóre rozmowy muszą być poparte wizualizacją. I tutaj na arenę komunikacji wkraczają komunikatory.
Komunikatory
Komunikator umożliwia rozmowy indywidualne, jak też rozmowy grupowe. Wybór komunikatorów jest spory i każdy może wybrać taki, który będzie dostosowany do naszych potrzeb oraz wymagań naszego sprzętu.
Komunikatory są bezpłatne, pozwalają na szybką komunikację, rozmowę „twarzą w twarz”, oraz bieżące wsparcie.
Skype
Skype to narzędzie, które chyba każdy zna. Można go wykorzystać do komunikacji pomiędzy pojedynczymi osobami lub z całym zespołem. Można przesyłać poprzez program pliki, wiadomości tekstowe lub przeprowadzić np. szkolenie ze współdzielonym pulpitem.
Skype dostępny jest w przeglądarce lub jako aplikacja dostępna na różne urządzenia. Niestety nie jest to narzędzie niezawodne, gdyż zdarzają mu się różnego rodzaju problemy techniczne.
Messenger
Messenger wykorzystywany głównie w celach prywatnych może być świetnym narzędziem do komunikacji służbowej. Narzędzie pozwala nie tylko na przesyłanie tekstu, ale też na wysyłanie zdjęć, dokumentów oraz na połączenia video. Możliwe jest też tworzenie grup i organizowanie telekonferencji. Komunikator ten działa bezbłędnie i pozwala na szybki kontakt, dlatego warto o nim pamiętać.
Google Hangout
Hangout to narzędzie od Google, które pozwala nie tylko na połączenia głosowe i video, ale też do zapisu wywiadów, czy szkoleń. Niestety do korzystania z Google Hangout potrzebne jest szybkie łącze, inaczej jakość rozmów i nagranych materiałów pozostawia wiele do życzenia.
Programy do wideokonferencji
Microsoft Teams
To najpopularniejsza obecnie platforma do prowadzenia wideokonferencji. Dzięki niej możemy też czatować oraz grupować się w zespoły robocze. Aplikacja dostępna jest zarówno na urządzenia stacjonarne, jak i też mobilne.
Zoom
Zoom znane jest jako narzędzie do tworzenia webinarów. Jednak z powodzeniem sprawdza się jako narzędzie do wideokonferencji. Narzędzie występuje w wersji płatnej i bezpłatnej. Gdy korzystamy z niego do komunikacji z jedną osobą, wówczas pozostaje bezpłatne. Nie zapłacimy też nic za nagranie 40-minutowe dla 100-osobowej grupy. Dla bardziej rozbudowanych potrzeb powinniśmy zainteresować się wersją płatną. Komunikacja poprzez Zoom nie jest tak efektywna jak w innych aplikacjach, jednak lepsza taka, niż żadna.
Whereby
To proste narzędzie do komunikacji pozwala też na dzielenie ekranu i tworzenie wideokonferencji. Występuje jako narzędzie bezpłatne lub płatne, o zróżnicowanych planach cenowych. Whereby jest proste, intuicyjne i aby z niego korzystać, nie trzeba nic instalować. Wystarczy jedynie link, który przesyłamy rozmówcy, a on po kliknięciu dołącza do rozmowy.
Webex Meetings
Na podobnej zasadzie działa Webex, który oferuje spotkania video i webinaria całkowicie za darmo. Dzięki niemu można łączyć się z wieloma uczestnikami, zarówno poprzez komputer stacjonarny, jak i urządzenia mobilne. Dzięki Webex możliwe jest udostępnianie prezentacji w wysokiej jakości i o nielimitowanych czasie trwania. Pozwala na prowadzenie wideokonferencji oraz spotkań grupowych. Narzędzie to mam wyjątkowo dobrze przetestowane, gdyż pracowało na nim też moje dziecko podczas wiosennego lockdown. Aby skorzystać z systemu Webex, musimy się zarejestrować do darmowego konta poprzez link.
Narzędzia do komunikacji i zarządzania projektami
Istnieją też rozbudowane narzędzia pozwalające łączyć w sobie funkcje kilku kanałów komunikacyjnych. Pozwalają one na wysyłkę załączników czy pracę zespołową na tym samych dokumencie. Dzięki temu oszczędza się czas, pozwala na skuteczniejszy przepływ informacji, planowanie i delegowanie zadań oraz tworzenie projektów.
Trello
Trello to narzędzie, które sama wykorzystuję od dawna zarówno w życiu prywatnym jak też w sferze zawodowej. Pomaga planować, porządkować informacje, tworzeniu list, a przez to organizację pracy. System tablic z kartami jest bardzo przejrzysty i pozwalający spojrzeć całościowo na zadanie, projekt czy sprawy do załatwienia. Trello pozwala na wymianę linków, dokumentów oraz aktualnych informacji.
Aplikacja jest bardzo elastyczna, pozwalająca dopasować wygląd tablic, kart, określać terminy, dodawać etykiety oraz określać osoby, które mają dostęp do danej tablicy. Do Trello można mieć dostęp z komputera, ale także z urządzeń mobilnych. Trello oferuje wiele dodatków (kalendarz, deadlines) oraz integracji Slackiem, Dyskiem Google, Dropboxem.
Asana
Asana jest narzędziem bardzo rozbudowanym, pozwalającym na komunikację, ale też tworzenie i zarządzanie projektami. To ostatnie jest nieco ograniczone w wersji darmowej, ale i tak możemy zapraszać użytkowników, korzystać z chatu, z którego poziomu można tworzyć zadania. Poza tym widok kalendarza i zadań pozwala na dobrą organizację pracy. W wersji płatnej możemy zaplanować projekt w czasie oraz tworzenie zależności pomiędzy zadaniami.
Komunikacja jest jednym z najważniejszych czynników, wpływającym na efektywność i wydajność naszej pracy. Wybór odpowiedniego kanału komunikacji pozwala uniknąć problemów i nieporozumień oraz pracować wydajniej i efektywniej.
