Czy ciągle masz bałagan w swojej skrzynce mailowej? Wciąż zalewa cię fala spamu i niechcianych ofert? Czy ciągle błądzisz szukaniem zaginionych wiadomości? Jeśli to opis twojej skrzynki mailowej to zastosuj metodę inbox zero, która przywróci w twojej skrzynce porządek, a w twoim życiu spokój.
Inbox zero – co to jest?
Jak sama nazwa wskazuje inbox zero to metoda zarządzania skrzynka mailową tak, by była ona pusta. Jednak pusta nie oznacza wyczyszczona, lecz uporządkowana. Taka gdzie wszystkie wiadomości znajdą się w przypisanych im wcześniej folderach. Dzięki temu od razu zauważysz, które maile są priorytetowe, a które mogą chwilę poczekać. Łatwej odnajdziesz potrzebne wiadomości i informacje, a ty zyskasz spokój zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.
Jak wprowadzić metodę inbox zero?
Na początek zastanów się, jakie foldery do segregacji maili najlepiej sprawdzą się w Twoim przypadku. Na pewno przyda Ci się:
- Archiwum, gdzie będziesz przechowywać wszystkie informacje, które mogłyby się przydać w przyszłości.
- Kosz, do którego będą trafiały wszystkie niepotrzebne i niechciane maile.
- Do zrobienia, gdzie będziesz przechowywać wszystkie wiadomości czekające na odpowiedź.
Ilość i nazwa folderów może być inna, jednak zawsze dostosowana do twoich potrzeb i preferencji.
Przegląd maili i przenoszenie ich do odpowiednich folderów
Przeglądając wiadomości przychodzące, od razu segreguj na te, które są ważne, mniej istotne oraz te, które w ogóle nie powinny znaleźć się w twojej skrzynce.
- Wszystkie niechciane i nieważne wiadomości od razu usuwaj, żeby nie zajmowały niepotrzebnie miejsca.
- Maile, które zawierają istotne informacje, archiwizuj. Możesz wrzucać je do jednego zbiorczego folderu lub do kilku podzielonych tematycznie, np.: rachunki, przeczytaj później i inne. W ten sposób łatwiej utrzymasz porządek i szybciej odnajdziesz to, co jest ci w danym momencie potrzebne.
- Wiadomości, które będą wymagały działania, posegreguj według czasu, który masz do dyspozycji. Jeżeli zajęcie się wiadomością np. odpowiedź nie zajmie więcej niż 2 minuty, zrób to od razu. Jeżeli będziesz musiał poświęcić na dany mail więcej czasu, wówczas umieść go do folderu Do zrobienia i zajmij się nim później. Przeglądnij maile w folderze Do zrobienia jeszcze raz, ustalając harmonogram pracy. Możesz nadać im priorytet i poukładać je od najważniejszych, do mniej istotnych. Drugim sposobem może być zajęcie się nimi według daty otrzymania wiadomości.Możesz poukładać wiadomości według priorytetu i w pierwszej kolejności zająć się tymi najważniejszymi lub załatwiać wszystkie sprawy po kolei. Możesz także skorzystać z dodatkowych programów, które pozwolą Ci odpowiednio posegregować zadania i ustalić harmonogram pracy.
Co zrobić, by lepiej zarządzać swoją skrzynką mailową?
Odpowiednia organizacja poczty mailowej pozwoli zapanować nad wiadomościami oraz ułożyć odpowiedni plan działania. Jednak kiedy każdego dnia dostajesz dziesiątki lub setki wiadomości, metoda inbox zero może okazać się niewystarczająca. Dlatego należy podjąć kroki, które pozwolą zapanować nad nadchodzącą pocztą oraz ograniczyć czas spędzony na codziennym jej odgruzowywaniu.
Ogranicz liczbę otrzymywanych wiadomości
Świetnym sposobem na ograniczenie liczby maili jest wyłączenie powiadomień z socjal mediów oraz powiadomień o nowej poczcie. Dobrym sposobem jest wypisanie się ze wszystkich newsletterów, z których nie korzystasz oraz anulowanie niepotrzebnych subskrypcji. Możesz też założyć specjalną skrzynkę tylko na reklamy, którymi zalewają cię sklepy, w których robisz zakupy.
Skonfiguruj filtry antyspamowe w programie pocztowym lub na koncie mailowym. Jeśli mimo to nadal przychodzą do ciebie niechciane wiadomości, wówczas dodaj je do „czarnej listy”. Dzięki temu przestaniesz je dostawać w przyszłości.
Stosuj dodatkowe oznaczenia dla najważniejszych maili (gwiazdka, flaga), dzięki czemu łatwiej wyróżnisz je w zalewie innych wiadomości.
Nie sprawdzaj skrzynki przez cały dzień!
Lepiej wyznacz sobie porę na sprawdzanie skrzynki i odpowiadanie na wiadomości. Przy czym nie czytaj maili od rana, gdy produktywność jest najwyższa, gdyż masz więcej energii. Rankiem panuje zwykle też większy spokój, który lepiej wykorzystać na pracę. Dlatego wyznacz sobie czas na sprawdzanie poczty np. koło południa oraz drugi raz przed zakończeniem pracy. I na koniec pamiętaj, by nie czytać tej samej wiadomości po kilka razy.
Na czas nieobecności warto ustawić autoresponder. Najlepiej taki, który poinformuje odbiorcę, nie tylko o czasie twojej nieobecności, ale też z danymi osoby, która przejmuje twoje sprawy pod twoją nieobecność.
Jak widać, właściwe zarządzanie skrzynką mailową wcale nie jest trudne. Wystarczy wyrobić sobie nawyk codziennego segregowania wiadomości oraz ograniczenie spływających wiadomości, by cieszyć się porządkiem na swoim koncie mailowym.
