Wirtualna asystentka może kojarzyć się z sekretarką, jednak między tymi zawodami istnieją pewne różnice. Wirtualna sekretarka pracuje zdalnie, na godziny, a rozliczają się na podstawie umowy o dzieło. Chyba że zakładają własną firmę, wówczas wystawiają fakturę i rozliczają się jak pracodawcy. Wirtualna asystentka nie musi pojawiać się w biurze, sama organizuje swój czas i decyduje, ile przeznaczy na pracę. To jeden z przyszłościowych zawodów, więc zastanów się, a może jest to też droga dla ciebie?
Czym zajmuje się wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka to osoba, która odciąży swojego klienta w sprawach, które nie mają bezpośredniego wpływu na funkcjonowanie firmy, ale które każdy przedsiębiorca musi wykonywać, takie jak odpowiadanie na maile, zaproszenia, telefony, czy oferty. To także wyszukiwanie różnych informacji, które zajmują zwykle najwięcej czasu. Niekiedy klient może poprosić o nietypowe zlecenia typu wyszukanie najlepszej niani dla swojego dziecka, dobrego dentysty w swojej okolicy, czy prezentu na urodziny teściowej. Jednak najczęściej będą to informacje o kontrahentach, ich sytuacji finansowej, dane teleadresowe i inne.
Zadania wirtualnej asystentki:
- wyszukiwanie informacji dla klienta
- planowanie spotkań i podróży
- rezerwowanie noclegów, biletów, czy samochodu
- sporządzanie dokumentacji
- zarządzanie obiegiem dokumentów
- tworzenie prezentacji
- prowadzenie korespondencji elektronicznej
- prowadzenia kalendarza spotkań
- inne prace indywidualnie zlecone np. zakupy internetowe, prowadzenie mediów społecznościowych, doradztwo, proste tłumaczenia itp.
Jakie cechy powinna mieć wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka to praca dla wielu, ale nie dla każdego. Nie jest zarezerwowana dla kobiet, bo kto powiedział, że nie można pracować jako wirtualny asystent. Jednak osoba chcąca podjąć taką pracę musi mieć pewne cechy. Powinna być dokładna, samodzielna, dyskretna i bystra. Musi mieć umiejętność analitycznego myślenia, być otwarta, sympatyczna oraz obdarzona empatią. Powinny cechować ją wysokie umiejętności interpersonalne oraz doskonała organizacja pracy własnej. To osoba, dla której nie ma rzeczy niemożliwych do znalezienia oraz do załatwienia.
Jakie wymagania powinna spełniać wirtualna asystentka?
Oprócz umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych, od wirtualnej asystentki wymaga się pewnych umiejętności technicznych, takich jak:
- bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Outlook)
- umiejętność wyszukiwania informacji w internecie
- sprawność pisania czytelnych maili
- zdolność sprawnego poruszania się po Internecie i social mediach
- znajomość języka obcego, angielskiego lub innego
- dyspozycja w stałych dniach i godzinach
Posiadanie własnej działalności gospodarczej i możliwość wystawiania faktur VAT jest mile widziana przez potencjalnego klienta, a niekiedy wymagana. Jednak nie warto zakładać działalności, gdy dopiero rozpoczynamy działalność jako wirtualna asystentka lub gdy traktujemy tę działalność jako pracę dorywczą, dodatkową.
Zalety bycia wirtualną asystentką
Praca wirtualnej asystentki może być wspaniałą przygodą oraz okazją do poznawania nowych ludzi. To praca dla osób otwartych, lubiących zawierać znajomości i rozmawiać przez telefon. To także praca, która może dać wiele satysfakcji, zadowolenia z dobrze wykonanej pracy oraz możliwość zarobienia pieniędzy, bez wychodzenia z domu. Najlepsze w niej jest to, że można ją wykonywać z każdego miejsca na świecie, sami ustalamy godziny pracy i dopasowujemy je do naszej sytuacji. To dobra praca dla młodych mam, a także osób, które mieszkają z dala od dużych miast.
Wirtualna asystentka – gdzie szukać ofert pracy?
Zainteresowanie pracą wirtualnych asystentek jest coraz większa i to zarówno po stronie zleceniodawców, jak i kandydatek do pracy. Znajomość języków obcych pozwala szukać pracy na całym świecie. Pomaga w tym serwis UpWork, gdzie można się zarejestrować. Na rynku polskim można szukać pracy poprzez wyszukiwarkę pracy Adzuna lub przez agencje pracy.
Potencjalnych klientów możesz szukać również poprzez Linkedln oraz Facebook. Możesz też wyjść z ofertą współpracy, tworząc własną stronę – wizytówkę, napisać o sobie, zaprezentować się potencjalnym klientom.
Wirtualna asystentka to zawód przyszłości, jeżeli więc czujesz się na siłach i masz odpowiednie umiejętności, to spróbuj zmienić zawód lub zacząć pracować dorywczo, dorabiając do etatu.
Powodzenia!
